Informacje
11 grudnia 2025 by

Zapytanie ofertowe nr 3/2025

dotyczące: promocji ochockich przedszkoli publicznych

Zamawiający: Przedszkole nr 101, ul. Chotomowska 3, 02-345 Warszawa

zaprasza do składania ofert na realizację usługi polegającej na:

I.      Kampania reklamowa promująca ochockie przedszkola publiczne.

II.    Opis przedmiotu zamówienia:

Organizacja wielokanałowej kampanii reklamowej mającej na celu zwiększenie zainteresowania ofertą przedszkoli publicznych w dzielnicy Ochota, nakierowana szczególnie na rodziców preferujących ofertę placówek prywatnych.

  1. Elementy kampanii:
  2. kampania outdoorowa w okolicach 15 przedszkoli niepublicznych oraz 20 placówek publicznych w dzielnicy Ochota – 2 billboardy w okolicy każdej placówki z innym przekazem dla jednych i drugich. W przypadku braku dostępnych billboardów w okolicy placówki: citylighty lub inne. W przypadku braku jakichkolwiek dostępnych nośników – przekierowanie budżetu na promocję kampanii digitalowej (punkt c), do ustalenia.
  3. kampania digitalowa – produkcja 3 rolek (filmy od 30 do 90 sekund) i 4 postów (karuzela zdjęć) na Facebooku i Instagramie, targetowana na osoby w wieku 20-40 lat, mieszkające na Ochocie, w miarę możliwości zawężenia grupy docelowej – rodziców dzieci w wieku 2-6 lat.
  4. płatna promocja materiałów z punktu b), budżet 10 000 zł + prowizja agencji (transparentność budżetu, prowizji i wyników wymagana od wykonawcy)
  5. landing page (prosta strona internetowa) określająca „mocne strony” placówek publicznych (nie tylko zalety względem prywatnych, ale też efektowne przykłady z życia – zieleń, place zabaw, kuchnie, sztab psychologów i specjalistów, pomieszczenia integracji sensorycznej etc). Do tego na stronie krótki opis, zdjęcia i położenie na mapie każdej placówki publicznej. Opisy placówek na ich podstrony zapewnia Zleceniodawca.
  6. wydarzenie na facebooku – Dzień Otwarty
  7. na stronie www – zegar odliczający do Dnia Otwartego i wstawiony link/okno do wydarzenia na facebooku
  8. zakup domeny typu ochockieprzedszkola.pl (lub innej zależnie od koncepcji kampanii)
  9. wizyta profesjonalnego fotografa w każdej z 20 placówek, wykonanie przynajmniej kilku zdjęć najbardziej efektownych elementów/miejsc każdego przedszkola.
  10. Harmonogram:
  11. 23 grudnia – wybór wykonawcy, poinformowanie o wyborze oferty
  12.  do 19 stycznia – przygotowanie wstępnych wersji strony www, postów do mediów społecznościowych, grafik na nośniki outdoorowe;
  13. do 19 stycznia – zakończenie sesji zdjęciowych w przedszkolach (przynajmniej kilka profesjonalnych zdjęć na przedszkole);
  14. do 26 stycznia – wypełnienie treścią, poprawki i opracowanie finalnej wersji strony www, postów do mediów społecznościowych, grafik na nośniki outdoorowe;
  15. do 26 stycznia – nakręcenie i montaż 3 filmów promocyjnych w placówkach;
  16. od 27 stycznia do 7 lutego – dwutygodniowa kampania reklamowa złożona z powyższych działań, mająca swoją kulminację w dzień otwarty (wszystkie placówki jednocześnie);
  17. 7 lutego – dzień otwarty w ochockich przedszkolach publicznych, mniej więcej w połowie okresu rekrutacji do miejskich przedszkoli.

Harmonogram może ulec zmianie zależnie od daty startu rekrutacji do miejskich przedszkoli.

III.          Termin realizacji zamówienia:

  1. Rozpoczęcie – po podpisaniu umowy.
  2. Zakończenie – luty 2026.

IV.    Okres gwarancji za wykonane prace:

Strona www oraz raporty z kampanii digitalowych mają być dostępne przez rok od daty zakupu domeny.

V.            Kryteria oceny ofert:

  1. Cena z rozpisanymi wszystkimi elementami – 50%
  2. Portfolio – doświadczenie wykonawcy w tworzeniu grafik, filmów i stron www – 40%
  3. Doświadczenie w branży oświaty lub edukacji – 10%.

VI.    Miejsce i termin składania ofert:

  1. Ofertę należy złożyć do dnia 22 grudnia 2025 do godziny 14:00:
    1. osobiście w siedzibie Zamawiającego, tj. 02-345 Warszawa, ul. Chotomowska 3, za pośrednictwem operatora pocztowego – w zamkniętej kopercie z umieszczoną na niej nazwą i adresem Wykonawcy, nazwą oraz adresem Zamawiającego z dopiskiem  „Promocja ochockich przedszkoli”. Liczy się data wpływu do wskazanej placówki a nie data stempla pocztowego,
    1. elektronicznie na adres mailowy:  p101@eduwarszawa.pl
  2. Otwarcie ofert nastąpi w dniu 23.12.2025 o godzinie 10:00 w siedzibie Zamawiającego.
  3. O wyborze oferty Zamawiający poinformuje wybranego Wykonawcę telefonicznie i elektronicznie.

VII.  Sposób przygotowania oferty:

  1. Ofertę należy przygotować według swojego schematu z jak najszerszym opisem do niniejszego zamówienia.
  2. Oświadczenie wykonawcy
  3. Oferta musi być podpisana przez osobę upoważnioną / osoby upoważnione do reprezentowania Wykonawcy, zgodnie z formą reprezentacji określoną w rejestrze handlowym lub innym dokumencie właściwym dla formy organizacyjnej Wykonawcy.
  4. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.

VIII.Informacje dodatkowe:

  1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do kontaktowania się z wybranymi Wykonawcami w celu uzupełnienia lub doprecyzowania ofert a także możliwość dodatkowych negocjacji z wybranym Wykonawcą.
  2. Niniejsze Zapytanie ofertowe nie stanowi przetargu w rozumieniu przepisów Kodeksu cywilnego oraz Ustawy Prawo zamówień publicznych. Zamawiający nie jest zobowiązany do wyboru jakiejkolwiek z ofert a złożenie oferty nie stanowi podstawy do wystąpienia z jakimkolwiek roszczeniem wobec Zamawiającego.
  3. Przedszkole nr 101 zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.

Osoby do kontaktu:

Marzanna Jakóbczyk – Bogacka, tel. 798182362

Dorota Wawrzyniuk, tel. 723555938